L'Open Source per la gestione documentale
Sistemi di Gestione Documentale
L’automazione della gestione documentale rappresenta un fattore imprescindibile per l’innovazione di processo all’interno di Pubbliche Amministrazioni e Aziende.
Infatti, la gestione digitale dei documenti assicura: Riduzione degli spazi necessari alla conservazione; Abbattimento di costi di gestione; Inalterabilità dei documenti; Fruibilità e findability della documentazione; Riservatezza; Ottimizzazione dei processi correlati al ciclo di vita di un documento; Rispetto dell'ambiente.
ECM Alfresco
La gestione documentale di Alfresco offre alle aziende ed alla Pubblica Amministrazione un supporto ai processi di creazione, conversione, gestione e la condivisione di documenti digitali in modalità multiformato.
Sviluppato seguendo standard industriali con licenza open source, Alfresco fornisce strumenti per il controllo delle versioni, la ricerca, la visualizzazione e la gestione delle relazioni e delle dipendenze, la tassonomia ed i metadati specifici per ogni applicazione.
Il potente motore di workflow (jbpm) integrato offre il pieno controllo del ciclo di vita del documento e dell’esecuzione dei processi di creazione, revisione e pubblicazione degli stessi.
La gestione degli archivi digitali fornisce un unico punto operativo dal quale accedere ai contenuti multimediali e a tutti i relativi metadati trasversalmente a tutta l'azienda.
Gli strumenti che il gestore documentale Alfresco mette a disposizione sono i seguenti:
- Document Management (DM): Catalogare, Organizzare e Condividere i documenti prodotti da software di Authoring;
- Records Management (RM): Identificazione, Classificazione, Archiviazione e Distruzione dei metadati di un documento;
- Web Content Management (WCM): modulo che gestisce i contenuti destinati al web, permettendone la creazione e la pubblicazione a tutti gli utenti, tramite l’uso di UI;
- Digital Asset Management (DAM): Archiviazione, Catalogazione, Gestione e Ricerca full-text di risorse e contenuti multimediali (Video, Audio, Immagini);
- Collaboration: Strumenti che facilitano la collaborazione, la condivisione di informazioni tramite Wiki, Blog, Siti Personali, Calendari Condivisi.
Caratteristiche delle soluzioni basate su Alfresco
Scalabilità: Alfresco è definito in maniera tale da consentire l’aumento della capacità elaborativa in proporzione alla crescita del carico di lavoro, senza richiedere modifiche architetturali, mantenendo comunque invariate le performance di sistema. Flessibilità:: Con il termine flessibilità si intende la possibilità di offrire alle diverse utenze (utenti redattori, utenti amministratori etc.) servizi diversi;
Modificabilità ed estendibilità: Per modificabilità si intende la possibilità di modificare in maniera agevole e semplice le funzionalità esistenti del sistema senza dover provvedere a sconvolgimenti architetturali.
Per estendibilità si intende la possibilità di aggiungere in maniera agevole e semplice nuove funzionalità al sistema
Alta affidabilità: L’infrastruttura presenta una replica in ogni suo componente, garantendo così una alta affidabilità e l’assenza di disservizi
Conformità alla normativa vigente in materia di conservazione sostitutiva:
Le soluzioni di gestione documentale fornite da Nike sono efficacemente integrabili con i principali servizi di conservazione ottica sostitutiva e firma elettronica.
Nike & Alfresco:
Nike è Gold Partner per la categoria System Integrator, in quanto tale eroga servizi di consulenza, integrazione e migrazione per le soluzioni di gestione del contenuto basate su Alfresco. Tale partnership ci consente di mettere a disposizione le competenze necessarie per vendere, configurare, personalizzare e implementare le soluzioni Alfresco per i Clienti. ù
Best Practice
Le soluzioni di gestione documentale basate su Alfresco sono state parte integrante di diversi progetti:
- Il Portale dello Studente , per il Ministero della Pubblica Istruzione, dell’Università e della Ricerca, basato su Liferay Portal Server, nella versione 5, e su Alfresco ECMS nella versione 2.9.;
- La nuova Intranet della Camera dei Deputati , basata su JBoss Portal Server e su Alfresco ECM nella versione 3.0. ;
- Il sistema documentale presso Consip S.p.A per la gestione del lotto 1 della gara di gestione dei sistemi informativi, per conto Eds Italia S.p.A . Il Progetto ha previsto l'utilizzo di Aflresco ECM versione 3.0.
- Nuova Intranet Aziendale , Alfresco è utilizzato per la gestione della documentazione aziendale e dei processi correlati.